Digitale bladmuziek verspreiden – tips voor de muziekarchivaris

Voorheen werkte onze muziekarchivaris als volgt. Er werd een nieuw muziekstuk besteld bij een uitgeverij zoals bijvoorbeeld MusicShopEurope , vervolgens voorzag de archivaris deze van een mooie stempel van de vereniging en werden alle partijen genummerd van 1 t/m 80 of hoeveel partijen er dan ook maar waren.

Hoe gaat een muziekarchivaris in deze digitale tijden te werk? Hier mijn ervaringen als ‘digitale muziekarchivaris’.

1 Aanschaf van muziek

Ik weet niet hoe het met jullie orkest zit, maar wij betrekken steeds meer muziek bij kleinere muziekuitgeverijen of bij bekende arrangeurs. Zij kunnen meestal de unieke arrangementen leveren die wij nodig hebben om het perfecte programma voor ons orkest voor te schotelen. Zij leveren vaak de muziek al in PDF-vorm aan via e-mail.

2 PDF is ‘the way to go’

Krijg je nieuwe muziek, of wil je wellicht muziek uit het oude papieren archief van je vereniging gaan gebruiken, zet de muziek dan eerst om naar PDF. PDF kan door iedereen geopend worden. Is het nog niet in PDF, dan zul je dus eerst moeten gaan scannen. Iedereen die in een wat groter kantoor werkt heeft wel een grote multifunctional staan die de bladmuziek direct omzet naar PDF en in je mailbox van het werk aflevert. Hoef je slechts enkele partijen, dan kan dit ook al heel eenvoudig met je iPhone of iPad. Gebruik er wel een speciale scan-app voor. De app “Scanner Pro” werkt perfect! Bekijk hier meer apps om te scannen.

3 Bestandsnamen

Waar je op papier geen last van hebt, heb je in de digitale wereld wel te maken met bestandsnamen. Zowel voor jezelf als voor de muzikanten is het handig om een bepaalde structuur aan te houden. Ik kies persoonlijk altijd voor de volgende structuur:

• Concerto d’Amore – 00 Score
• Concerto d’Amore – 01 piccolo
• Concerto d’Amore – 02 fluit
• etc.

Die nummering houd ik aan op dezelfde volgorde als in de ‘score’ van de dirigent. Dan zit er een mate van structuur in en kun je losse partijen altijd snel terugvinden. Als de dirigent eens vraagt “heb je ook nog een hoorn in es?” dan weet je snel waar je moet zoeken. Ook zie je veel sneller als er een partij ontbreekt. Veel handiger dan op alfabet wat je ook weleens ziet. En niet iedereen hanteert dezelfde namen voor de instrumenten wat ook verwarrend kan zijn:

• Concerto d’Amore – es hoorn 1
• Concerto d’Amore – F-hoorn 1
• Concerto d’Amore – hoorn in F
• Concerto d’Amore – hoorn in es I
• Concerto d’Amore – oboe
• veel minder overzichtelijk

Zou in mijn bestandsstructuur zijn:

• Concerto d’Amore – 03 oboe
• Concerto d’Amore – 12 es hoorn 1
• Concerto d’Amore – 12 F-hoorn 1
• Concerto d’Amore – 12 hoorn in F I
• Concerto d’Amore – 12 hoorn in es I

Je ziet dat ik de Es-hoorn en de F-hoorn hetzelfde nummer heb gegeven. Dit doe ik niet altijd even consequent moet ik toegeven. Aangezien de hoorns bij ons liever F-partijen hebben nummer ik die bijvoorbeeld met 12, 13, 14, 15 en dan kan het ook weleens zijn dat de es-hoorns 16,17,18,19 hebben. Maakt in principe niet zoveel uit. Het blijft overzichtelijk.

Bestandsnamen – Probeer de bestandsnamen wel kort te houden

Probeer je direct in te leven in degene die dadelijk met de muziek moet gaan werken. Op zijn iPad of tablet moet hij snel de muziek kunnen vinden. Probeer daarom lidwoorden te vermijden, net als in een echte bibliotheek.

vb The Lord of the Dance wordt Lord of the Dance

En persoonlijk verwijder ik ook vaak overbodige toevoegingen.

vb A Tribute to Amy Winehouse wordt Amy Winehouse

Een orkest zal meestal niet meer dan 1 amy winehouse medley in zijn repertoire hebben zitten en met die bestandsnaam weet de muzikant echt wel wat hij moet hebben.

Bestandsnamen – Stemmingen en Sleutels

Hierboven heb ik de hoorns al even aangehaald. Die zijn vaak in zowel de Es als de F stemming aanwezig in een HaFaBra orkest. Maar de trombones en euphoniums zijn meestal nog veel uitgebreider. Ik heb mezelf aangewend om de Engelse afkortingen te gebruiken die ook in de notatieprogramma’s worden gebruikt. TC gebruiken we als afkorting voor de vioolsleutel (Tenor Clef) en BC als afkorting voor de bassleutel/f-sleutel (Bass Clef)

Voor de trombones is de C-trombone in bassleutel het meest gangbaar en zo ook in ons orkest. Daar zet ik dus geen extra letters bij om wederom de bestandsnaam kort te houden.

• Concerto d’Amore – 25 Trombone 1
• Concerto d’Amore – 25 Trombone 1 Bes BC
• Concerto d’Amore – 25 Trombone 1 Bes TC
• Concerto d’Amore – 26 Trombone 2
• Concerto d’Amore – 26 Trombone 2 Bes BC
• Concerto d’Amore – 26 Trombone 2 Bes TC
• etc.

En liever nog gebruik ik de afkortingen voor de instrumenten om het wederom zo kort mogelijk te houden. In bijvoorbeeld forScore is de ruimte namelijk beperkt en je wilt de muzikanten wel direct laten zien of het partij 1, 2 of 3 is bijvoorbeeld.

• Concerto d’Amore – 01 Flt 1
• Concerto d’Amore – 12 Hrn 4
• Concerto d’Amore – 21 Trp 1
• Concerto d’Amore – 25 Trb 1
• Concerto d’Amore – 25 Trb 1 Bes BC
• Concerto d’Amore – 25 Trb 1 Bes TC
• Concerto d’Amore – 29 Euph 2 Bes BC
• Concerto d’Amore – 31 Perc 2 – snare
• etc.

Bestandsnamen – veel tegelijk aanpassen

Fijn he, zo’n arrangeur of zo’n behulpzame muzikant die je pdf-jes aanlevert maar dan in een totaal andere structuur dan jij?! En ga maar eens voor een heel orkest de lidwoorden eruit halen! Of die arrangeur die in de bestandsnaam even de naam van jullie orkest vermeld wat voor zijn eigen administratie wellicht handig is, maar voor jouw muzikanten totaal overbodig.

Wees gerust, je hoeft het niet 1 voor 1 te doen. Met het gratis programma Bulk Rename Utility kun je vrijwel alles snel oplossen. Op deze pagina vind je veel te gebruiken tips voor Bulk Rename Utility. Op het eerste gezicht is dit namelijk best een heavy programma. Maar in de praktijk werkt het super easy!

4 Verspreiding van de muziek

Nu we als muziekarchivaris onze muziek netjes op onze eigen computer hebben staan en een overzicht voor onszelf hebben kunnen we het gaan verspreiden naar de muzikanten. Maar hoe? Er zijn natuurlijk meerdere opties:

Mailen

Je kunt het hele orkest natuurlijk de nieuwe muziek mailen, maar je hebt altijd de kans dat iemands mailbox vol is of dat iemand de mail verwijdert en over een half jaar de muziek niet meer heeft… niet echt de beste optie dus.

In de cloud zetten

Je kunt de muziek in een cloud-dienst plaatsen als OneDrive, Google Drive of Dropbox. Voordeel is dat deze altijd toegankelijk is, maar een groot nadeel is dat mensen wel een account moeten hebben bij de betreffende dienst. Of je moet ze een geheime link e-mailen die altijd superlang is, daarom via de mail verspreid moet worden met de kans dat mensen die mail weer weggooien etcetera. Ook niet optimaal dus.

Op de site van je orkest

Dit vind ik persoonlijk de fijnste optie. Ik communiceer naar het orkest een link als www.orkestnaam.nl/muziek/ met een inlognaam en wachtwoord die goed te onthouden zijn voor de orkestleden. In de communicatie van nieuwe muziek zet ik de link en wachtwoord.

Op die site heb ik een eenvoudig programmaatje geplaatst die alle partijen uitleest. Interesse in dat programma? Voor een kleine bijdrage installeer ik het op de site van jouw orkest! Neem contact op!

Mappen per concert

Om het ook voor de muzikanten overzichtelijk te houden maak ik meestal mappen aan voor diverse gelegenheden. Zo hebben we een map “Kerstmuziek”, een map “Oud” en in ons geval een map “Vierdaagsemuziek”.

De nieuwe muziek zet ik altijd in de hoofdmap zodat mensen die altijd direct zien. Ook is bij nieuwe muziek niet altijd al een doel of bepaald concert duidelijk.

5 Communicatie

Via de mail (of de whatsapp) verstuur ik altijd een bericht dat er nieuwe muziek is op de beveiligde omgeving. Meestal met een youtube-linkje zodat men het al eens kan luisteren en voor kan bereiden. Iedereen weet inmiddels dat ze dan zelf de muziek moeten printen of op hun iPad zetten.

Printen of papieren mee bij korte termijn

Wanneer het minder dan een dag is tot de repetitie, dan zorg ik er altijd voor dat ik de partijen ook op papier bij me heb.

6 Online Archief Opschonen

Wat ik als archivaris een beetje in de hand wil houden is eventueel misbruik. Daarom zet ik nooit de ‘score’ online zodat muzikanten het niet eenvoudig bij een ander orkest kunnen gaan spelen. En instrumenten die we niet hebben, plaats ik er ook niet bij. Je zult in het online archief van ons orkest dus nooit “es hoorn” partijen of “bes-trombones” vinden. Al hebben we die partijen vaak wel in ons echte archief.

En als een muziekstuk niet meer actueel is, gaat het ook van de website af.

7 Backuppen

Als digitale archivaris ligt er wel een grote verantwoordelijkheid op je schouder. De backup is daarom zeer belangrijk. De kans dat je papieren archief in vlammen opging was nog relatief klein. In de digitale wereld met virussen of wellicht gewoon een haperende computer waarbij je harddisk crasht ligt het gevaar op de loer! Zorg dus voor minimaal 1 backup.

Persoonlijk doe ik het als volgt:

Bestanden niet op de opstartschijf
Alle bladmuziek staat op mijn D-schijf. Mocht mijn besturingssysteem haperen, dan kan ik zonder problemen de opstartschijf formatteren en heb ik alle bestanden nog.

Bestanden automatisch synchroniseren naar een NAS
Enkele malen per week gaan de bestanden automatisch naar een NAS. (In mijn geval een Synology DS). Dit geeft me al een bepaalde mate van zekerheid. En moet ik op locatie bij de bestanden zijn, dan kan ik erbij. Een voordeel van een NAS is namelijk dat deze altijd in verbinding staat met Internet. Mocht iemands iPad gecrashts zijn of wat dan ook… ik kan erbij.

Bestanden naar Dropbox
Als extra backup synchroniseert mijn NAS ook nog eens naar Dropbox. Hier heb ik inmiddels een 1 Terrabyte account van circa 120,- per jaar zodat ik voldoende opslagruimte heb. Grote voordeel van Dropbox vind ik dat het supersnel is met zoeken. Dus als de dirigent op een repetitie vraagt “Is er ook een es-hoorn van?” dan heb ik via Dropbox binnen 2 seconden antwoord. Dropbox is dus sneller dan mijn NAS. Of als iemand een partij niet heeft, kan ik hem snel delen via Dropbox.

En een groot voordeel is de 30-dagen backup weer van Dropbox. Mocht je dus per ongeluk bestanden verwijderd hebben… je kunt ze altijd nog tot 30 dagen van Dropbox halen. Ook handig als je getroffen bent door Ransomware en al je bestanden versleuteld zijn. Want dan is je backup ook vaak versleuteld…

En een groot voordeel is dat het in de cloud staat. Mocht je huis afbranden, dan heb je aan je computer maar ook aan je NAS helemaal niks meer. Dropbox zal het altijd blijven doen.

Uiteraard kun je ook OneDrive of Google Drive hiervoor gebruiken. Maar Dropbox was historisch gezien al mijn eerste keuze toen OneDrive en Google Drive nog niet zo ver ontwikkeld waren.

Samenvatting

Het is even wat werk als digitale bibliothecaris, maar het grote voordeel is dat het je veel opbergruimte scheelt, je altijd een backup van bladmuziek hebt, het je vele uren zoeken bespaart

Vragen, let me know!